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银行业无纸化项目解决方案

 

项目背景

 

 

财政部、国家档案局在201512月对原《会计档案管理办法》进行了修订,以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》, 且于201611日起施行。一方面,新《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力,会计凭证的获取、入账、归档、保管等均可实现电子化管理,对于符合真实性、完整性、安全性、可靠性等要求的会计资料允许仅以电子形式保存,形成电子会计档案,对于从外部接收的电子会计资料需另外附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名方可仅以电子形式归档保存。另一方面,新《管理办法》实施后,会计凭证、会计账簿等会计档案的保管期限均延长至30年,且新《管理办法》实施前归档的未达到保管期限的会计档案也要适用新《管理办法》的保管期限要求,极大地增加了各银行会计档案的保管成本。实行柜面业务的无纸化将节约大量纸质凭证的印刷、调拨、打印、传递、封装、保管、调阅等成本,有效解决了纸质凭证所带来的风险问题、管理问题、成本问题和效率问题,有利于银行树立绿色环保的企业形象,符合国家节能减排的政策,减少社会资料的耗费。

随着近年来银行业务的快速发展与内部风险防控、外部监管要求的日趋严格,业务交易流程日趋复杂,交易时间明显延长,柜台效率下降,客户体验不佳。

银行迫切需要对网点柜台业务流程全面优化,以凭证电子化为核心,引入无纸化技术实现银行业务从介质到流程再到机制的全面“革新”,彻底解决柜面业务效率低,客户体验差,运营管理成本高,风险防控代价大的诸多问题。

项目的必要性

纸质凭证电子化,加强内部风险管控

传统业务受理过程中,凭证上所加盖的印章都是由营业员掌控,无法做到有效可控的权限管理,可能会产生公章乱用的风险。实现凭证无纸化后:

业务章与凭证的捆绑:电子业务章具备与实物业务章同等的展示效果,同时可实现与当前的传票号、客户姓名、受理时间、业务流水号加密串码等信息动态捆绑,实现了业务章和凭证的一一绑定对应关系,从而实现业务章与凭证的唯一关系,也即每个凭证具备唯一的电子印章。

对业务章使用的权限管控:通过无纸化系统对业务章进行权限管理,实现营业员对业务章使用的细粒度的管控,营业员无法直接接触业务章,无法自主加盖业务章,从系统层面实现什么业务应该盖章、什么业务盖什么章、章盖在什么位置等多种管控策略,完成对业务章使用的管控。

纸质凭证电子化,减低运营成本

通过临柜凭证无纸化系统及多功能手写签字屏设备,实现纸质凭证的电子化,减少营业厅纸张的使用,降低库存压力,降低柜面运营成本。

提升业务受理效率

实现凭证信息采集自动化和纸质凭证电子化,简化业务办理操作,提升业务办理效率,缩短业务办理时长,提升客户满意度。

实现纸质凭证自动化,降低一线人员工作量

通过纸质凭证的电子化,实现对凭证的电子存档,提高电子凭证调阅检索效率,降低一线人员工作量,提升业务办理效率,提升客户感知。

 

项目建设目标

纸质凭证电子化

纸质凭证电子化具体包括以下3部分内容:

1--内部保管留存的纸质交易凭证电子化。取消柜面交易成功后的纸质凭证打印,采取分析交易打印指令直接合成电子交易凭证。电子交易凭证在内容和格式上同纸质凭证保持一致。

2--留存纸质原始附件的电子化。即对柜员凭以交易操作的原始凭证实物件,在交易成功后通过高拍仪扫描生成电子影像件存储。

3--建立电子凭证档案管理系统。将前述生成的电子凭证有机结合起来,组成一个包含交易凭证、原始附件、重要凭证影像等在内的完整凭证档案库,并建成完整全面、实时易用的柜面电子凭证档案管理系统。

签字签章电子化

1--客户签字电子化。即取消纸质记账凭证或各种合同协议上的客户手写签字,用电子签名代替。采用带签字功能的多功能手写输入设备,实现客户签名的电子化。

2--银行签章电子化。即取消柜面业务办讫、业务专用印章,取消附件、已结清、已销户等橡皮印章,建立全行统一的电子签章库,针对各类业务实现由系统配置盖章权限统一加盖电子印章,并使用现有柜台打印机打印,同时,增加电子印章的防伪鉴别功能,将加盖的电子印章在原来的固定印章模板上增加动态的信息(包括客户姓名、传票编号、办理日期及时间、流水号的加密串码等),实现电子印章与业务的唯一对应关系,解决恶意伪造行为。取消后,在柜面仅保留少量的对公结算类印章;

业务稽核智能化

改造稽核系统,以充分利用电子凭证“完整全面、实时易用”的特点,全面提升后督质量和能力。

电子免填单自助化

新建电子免填单系统,将免填单数据与业务系统对接,达到客户临柜只需签字的目标,缩短临柜时长,提高受理效率。

 

项目价值

本着“将制度嵌入流程”的思路,通过智能化、电子化、信息化的手段,将传统的银行的管理制度与业务的流程有效的整合,通过本项目的建设,使系统在内部风险防控、内部管理、内部效率方面得到了质的提升。

内部风险防控

我们认为,目前最大的风险在于公章的使用和管理的风险。通过无纸化电子印章的实现,可以达到以下效果:

1-业务章与凭证的捆绑:电子业务章具备与实物业务章同等的展示效果,同时可实现与当前的传票号、流水号、客户姓名、受理时间、业务流水号加密串码等信息动态捆绑,实现了业务章和凭证的一一绑定对应关系,从而实现业务章的防伪;

2-对业务章使用的权限管控:通过无纸化系统对业务章进行权限管理,实现营业员对业务章使用的细粒度的管控,营业员无法直接接触业务章,无法自主加盖业务章,从系统层面实现什么业务应该盖章、什么业务盖什么章、章盖在什么位置等多种管控策略,完成对业务章使用的管控。

大大提升归档和调档效率

传统的纸质凭证和回单的归档方式为:

营业员业务办理---办理完成后将客户资料、凭证、回单按照流水号顺序放好---存入支行凭证库---支行凭证库管理人员流水顺序、日期顺序将凭证及资料装订好---定期运送至分行凭证库。

该归档过程耗时、耗人、耗力,流程复杂,稍有出错就可能会导致某一凭证无从查找等问题。实现电子凭证后,系统自动按照营业员工号、流水号、时间等顺序自动归档存储,简单方便快捷。减轻了营业员的工作量,减轻了支行凭证库人员的工作量,减轻了分行凭证库人员的工作量,将凭证管理人员彻底解放出来,且提高了归档的效率。

传统的纸质凭证和回单的调档方式为:

定位需要调档的凭证号码和办理的时间---定位存储的位置(支行凭证库或者分行凭证库)---通知相关人员人工查找---运送至对应的营业厅。

该调档过程耗时、耗人、耗力,流程复杂。实现电子凭证后,只需要输入对应的凭证编号即可快速的查找到对应的电子凭证展示给相关人员,调档时间大幅缩短,调档效率大幅提升,几乎可以做到实时查询,同时节省了大量的人力和物力。

大大提升稽核效率

目前,绝大多数银行采用人工核对方式对凭证进行稽核,该方式需要稽核的工作量大,需要配置的稽核人员多。

银行无纸化系统将采用自动稽核方式对凭证进行稽核。自动稽核的内容包括:对凭证的印章、票面要素进行自动稽核,系统可配置不同凭证的稽核要素,系统自动检测这些要素的合法、合规性,自动给出稽核结果,同时,系统自动与银行业务系统连接,对电子凭证的数量和系统中凭证的数量进行比对稽核,确保数量的一致性。针对自动稽核筛选后有问题的凭证,再通过人工稽核方式进行确认。自动稽核方式可大大减少稽核人员的工作量,通过系统自动化处理来替代传统的人工处理,减少出错的风险和稽核人员故意姑息适就的可能,强化财会工作管理,健全内部制约机制,提高核算质量,确保银行资财安全。

降低运营成本

使用银行无纸化系统后,可大幅度降低银行的运营成本,包括:

1-纸质凭证及回单印刷成本;

2-凭证仓储成本;

3-凭证仓库管理人员成本;

4-凭证运送成本;

5-稽核人员成本;

6-打印成本;

7-装订成本;

8-查询成本;

低碳环保

无纸化项目是积极响应国家关于“绿色环保”的要求,最大限度的降低树木的砍伐,保护生态环境,据统计,少用100张纸,就减排二氧化碳15千克;一颗15年的大树可以制造3000A4纸,按每天10万笔业务计算,每年使用3650万张1/3 A4纸,相当于可以拯救4000棵以上的大树,减排二氧化碳1800000千克,所以,银行实现无纸化,将为国家的环保工作做出巨大的贡献。

 

 

 

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